Van losse taken naar slimme workflows – fase 2: Processtap Automation
In veel organisaties begint automatisering klein. Een regel in Outlook, een scriptje dat data verplaatst, een handigheidje in Excel. Dat is fase 1: Task Automation. Maar er komt een moment waarop je merkt dat al die losse automatiseringen eigenlijk onderdeel zijn van een groter geheel. Ze horen bij elkaar, volgen elkaar op en vormen samen een stap in een proces. Dán ben je toe aan de volgende stap in volwassen automatisering: Processtap Automation.
Wat is een processtap?
De term ‘processtap’ komt uit Lean. In die methode kijk je naar een proces als een reeks opeenvolgende handelingen die samen waarde creëren voor je klant. Elke stap in dat proces is een logisch afgerond geheel. Denk aan het onboarden van een nieuwe medewerker: accounts aanmaken, welkomstmails versturen, materiaal bestellen. Allemaal kleine taken die samen één duidelijke processtap vormen.
In fase 2 van het Automation volwassenheidsmodel automatiseer je niet langer alleen losse handelingen, maar bundel je ze tot zo’n samenhangende stap. Je maakt van versnipperde acties één slimme workflow.
Fase 2: het moment van structuur
Deze fase markeert de overgang van individueel knutselen naar gezamenlijke verbetering. Teams gaan samen kijken naar hun processen en ontdekken hoe automatisering hen kan helpen sneller, consistenter en betrouwbaarder te werken. De techniek verandert mee: eenvoudige orchestrators, RPA-tools of automatisering binnen applicaties worden ingezet om meerdere stappen achter elkaar te laten verlopen.
Automatisering wordt meer dan een trucje; het wordt onderdeel van hoe je als team samenwerkt. Dat levert veel op: minder fouten, kortere doorlooptijden en meer grip op de uitvoering.
Maar pas op: je voelt nu de gevolgen van oude fouten
Fase 2 is óók de fase waarin je vaak keihard geconfronteerd wordt met hoe dingen in fase 1 zijn opgezet. Want als daar slecht gebouwde scripts, ongedocumenteerde flows of tools zijn gebruikt die daar eigenlijk helemaal niet geschikt voor waren, dan komen die problemen nu bovendrijven.
Wat begon als een handig scriptje groeit uit tot een ondoorgrondelijke wirwar van afhankelijkheden. Als niemand weet wie verantwoordelijk is, of als alles draait op een platform zonder goede logging of foutafhandeling, dan loopt het spaak. De beheertijd loopt op. Incidenten nemen toe. En wat ooit tijdwinst opleverde, kost nu juist extra werk.
In het ergste geval ontstaat er integratiespaghetti: een web van losse oplossingen, aan elkaar geknoopt zonder structuur of regie. Elke wijziging wordt een risico. Niemand weet wat er gebeurt als je aan één kant iets verandert. En dan is automatisering niet langer een versneller, maar een blokkade.
Wat helpt in deze fase?
Fase 2 vraagt om bewustwording én opruiming. Het is het moment om kritisch te kijken naar wat er al gebouwd is. Werkt het nog? Is het toekomstbestendig? En hoort dit überhaupt nog bij hoe we nu werken?
Door je processtappen goed te analyseren en helder te maken wat waar gebeurt, voorkom je dat je oude rommel meeneemt naar de toekomst. Je zorgt ervoor dat wat je automatiseert ook echt waarde toevoegt — én beheersbaar blijft.
Automatisering hoeft ook in deze fase niet groots of technisch ingewikkeld te zijn. Het moet vooral logisch zijn. Het moet kloppen met hoe mensen werken. En het moet passen bij de schaal waarop je het inzet.
Van processtap naar proces
Als je eenmaal gewend bent om werkprocessen op te knippen in duidelijke stappen, en die stappen goed automatiseert, ben je klaar voor de volgende fase: Process Automation. Dan kijk je niet meer naar losse onderdelen, maar naar de keten als geheel. Maar dat komt later.
Fase 2 is nu de plek waar je laat zien dat automatiseren geen trucje is, maar een serieuze manier om slimmer samen te werken. Mits je het goed aanpakt.
Tot slot
Processtap Automation is de fase waarin automatisering volwassen begint te worden. Je bundelt wat bij elkaar hoort. Je maakt afspraken. Je werkt samen aan verbetering.
Maar het is óók het moment waarop je moet opruimen wat in de weg zit. Slechte tools, rommelige scripts of ondoordachte constructies uit fase 1 kosten je hier tijd, geld en vertrouwen. Neem die serieus, en gebruik fase 2 om opnieuw grip te krijgen.
Want alleen dan verandert automatisering van een versnipperd landschap in een stevige, toekomstbestendige werkwijze. En alleen dan wordt die ene slimme workflow het begin van iets groters — niet het begin van je volgende probleem.
