Automatisering begint zelden met een masterplan. Veel vaker ontstaat het uit frustratie: dat handmatige rapportje, die dagelijkse e-mailfilter, of dat klusje dat je elke week weer vergeet. Iemand neemt initiatief en lost het op met een script, een RPA-tool of een slimme regel in Outlook. Klein, effectief en vooral: direct resultaat. Zo start je in fase 1 van het automation volwassenheidsmodel: Task Automation.
Wat is Task Automation?
Fase 1 draait om het automatiseren van losse taken binnen een applicatie of werkproces. Denk aan:
- Een script dat logbestanden opschoont
- Een Outlook-regel die e-mails automatisch categoriseert
- Een RPA-bot die een invoerklusje overneemt
- Een AI-model dat binnen een tool beslissingen ondersteunt
De techniek varieert – van scripts en low-code tot slimme functies in bestaande applicaties zoals Salesforce. Maar de kern blijft: deze automatisering is vaak event-based of handmatig getriggerd, en wordt opgezet door individuele medewerkers (‘automation champions’), zonder centrale coördinatie of richtlijnen.
De kracht van fase 1
Laten we eerlijk zijn: fase 1 is geweldig.
Het levert directe besparing op – in tijd, frustratie én fouten. En misschien nog belangrijker: het laat zien dat er een mindset van verbetering ontstaat in je organisatie. Mensen nemen verantwoordelijkheid, experimenteren en vinden oplossingen. Fase 1:
- Vermindert repetitief werk
- Verhoogt medewerkerstevredenheid
- Levert snelle efficiency wins op
- Werkt als vliegwiel voor bredere adoptie
- Helpt bij het blootleggen van knelpunten in processen
- Stimuleert technische skills in teams
In plaats van dit te onderdrukken (‘Shadow IT!’), moet je deze energie juist benutten en begeleiden.
De valkuilen van Task Automation
Toch is fase 1 niet zonder risico. Juist omdat het zo laagdrempelig en snel is, ontstaan er makkelijk problemen:
- Geen standaarden: Scripts en flows worden zonder richtlijnen gebouwd. Elke oplossing is anders gestructureerd, wat leidt tot technische schuld.
- Geen documentatie of versiebeheer: Niemand weet wat er draait of waarom. Bij vertrek van een medewerker verdwijnt de kennis.
- Geen robuustheid: Oplossingen worden ‘even snel’ gebouwd, maar blijven jaren draaien. Tijdelijke oplossingen bestaan niet – alles wat werkt, blijft.
- Geen kosten/baten-analyse: Er wordt te veel tijd gestoken in het automatiseren van handelingen die handmatig sneller of goedkoper waren geweest.
- Doorontwikkelverslaving: Omdat het script ‘net niet alles doet’, blijft de maker eraan sleutelen. De onderhoudstijd overstijgt de oorspronkelijke handeling.
- Geen schaalbaarheid of governance: Automatisering gebeurt lokaal, zonder strategisch overzicht of samenwerking tussen teams.
Kortom: zonder structuur verandert fase 1 van een vliegwiel in een fuik.
Waar je op moet letten in fase 1
Wil je het maximale halen uit Task Automation zonder jezelf in de vingers te snijden? Let dan op het volgende:
- Maak altijd een kosten/baten-analyse. Automatiseer alleen als het echt iets oplevert – in tijd, kwaliteit, of foutreductie.
- Ga nooit uit van tijdelijke oplossingen. Als iets werkt, wordt het gebruikt. Bouw het dus robuust of documenteer het goed.
- Introduceer basisstandaarden. Denk aan naamgeving, logging, eigenaarschap en versiebeheer – ook al is het minimaal.
- Centraliseer kennis. Laat automation champions van elkaar leren, en leg oplossingen vast.
- Zorg voor monitoring en alerting, al is het met simpele checks.
Fase 2 komt vanzelf… als je de valkuilen tackelt
Het goede nieuws? Zodra je bewust omgaat met deze risico’s, ben je automatisch op weg naar fase 2: Process Automation.
Daar ga je van losse taken naar end-to-end automatisering. Van scripts naar beheerde platforms. Van individueel enthousiasme naar team-efficiëntie.
Fase 1 is dus niet alleen de start – het is de kweekvijver waarin de waarde van automation zichtbaar wordt. En het is het kruispunt waar je bepaalt: blijven we aanmodderen, of bouwen we bewust verder?
Tot slot
Blijf dus vooral luisteren naar frustraties. Koester het initiatief van medewerkers die hun werk slimmer willen doen. Maar geef ze ook structuur, kaders en support. Want alleen dan verandert Task Automation van een slimme truc in een duurzame strategie.
Of zoals het gezegde gaat: “Iedere quick win is een potentiële bottleneck in wording – tenzij je hem serieus neemt.
