Automatisering begint zelden met een masterplan. Veel vaker ontstaat het uit frustratie: dat handmatige rapportje, die dagelijkse e-mailfilter, of dat klusje dat je elke week weer vergeet. Iemand neemt initiatief en lost het op met een script, een RPA-tool of een slimme regel in Outlook. Klein, effectief en vooral: direct resultaat. Zo start je in fase 1 van het automation volwassenheidsmodel: Task Automation.
Automatiseren begint vaak klein – en dat is helemaal oké
Automatiseren klinkt als iets groots. Alsof je eerst een plan moet maken, een dure tool moet kopen en alles perfect moet uitdenken. Maar meestal gaat het anders.
Het begint met een klein irritatiepuntje. Elke dag diezelfde handeling. Elke week dat stomme lijstje in Excel. Elke keer weer die e-mails doorspitten. En dan denkt iemand: kan dit niet slimmer?
Die iemand schrijft bijvoorbeeld een scriptje dat automatisch logbestanden opruimt. Of maakt een regel in Outlook waardoor e-mails vanzelf in mapjes terechtkomen. Dat is automatiseren. En zo begint het vaak: klein, in een hoekje van een organisatie, door iemand die handig is en geen zin meer heeft in onnodig werk.
Dit noem je fase 1 van automatisering: het automatiseren van losse taken. Taken die steeds terugkomen, en die je makkelijker, sneller of slimmer wilt doen.
Fase 1 is een mooie start
Deze eerste fase is eigenlijk heel waardevol. Er zit energie in. Mensen willen dingen beter maken. Ze nemen initiatief. En er is snel resultaat te zien: een taak die eerst 10 minuten kostte, is nu met één klik klaar. Dat voelt goed.
Bovendien laat deze fase vaak precies zien waar de knelpunten zitten. Welke processen niet lekker lopen. Wat veel tijd kost. Wat mensen irritant vinden. En juist daar zitten kansen om te verbeteren.
Maar let op: automatiseren is geen doel op zich
Hoe fijn fase 1 ook is, het is goed om even stil te staan. Want het is verleidelijk om te blijven ‘doormodderen’ in deze fase. Iedereen bouwt iets op zijn of haar eigen manier. Scripts worden steeds langer. Niemand weet meer precies wat er draait. En voordat je het weet, wordt er meer tijd gestoken in het verbeteren van de automatisering dan in het werk dat het eigenlijk zou moeten besparen.
Daarom is het slim om een paar simpele principes aan te houden.
Hou het simpel
Maak het jezelf en anderen niet onnodig moeilijk. Een automatisering hoeft geen kunstwerk te zijn. Hoe simpeler je iets bouwt, hoe makkelijker het is om te begrijpen, aan te passen of over te dragen. Ook voor collega’s die er later mee te maken krijgen.
Als iets ingewikkeld voelt, stel jezelf de vraag: kan dit ook met minder stappen? Vaak is het antwoord ja. En dat scheelt je later een hoop gedoe.
Hou het rendabel
Een automatisering moet iets opleveren. Tijd, gemak of kwaliteit. Maar soms is het bouwen ervan zó veel werk, dat het zichzelf nooit terugverdient. Dan ben je misschien meer bezig met ‘automatiseren om het automatiseren’ dan met echte verbetering.
Dus: kijk eerlijk naar hoeveel tijd je erin stopt en wat het je uiteindelijk oplevert. Het hoeft niet perfect te zijn, maar het moet wel kloppen.
Kijk naar het hele proces
Wat ook vaak gebeurt: mensen automatiseren een taak zonder te kijken of die taak eigenlijk nog wel nodig is. Je maakt dan iets sneller wat misschien helemaal niet meer gedaan hoeft te worden. Of je laat een fout in het proces bestaan en zorgt er alleen voor dat die fout sneller herhaald wordt.
Voordat je iets automatiseert, kijk eerst eens goed naar het hele proces. Begrijp wat er gebeurt, en waarom. Misschien kun je iets versimpelen of zelfs schrappen. Dát is pas slim automatiseren.
Van Task Automation naar Processtap Automation
Fase 1 is een prima start: kleine frustraties, slimme oplossingen en snel resultaat. Maar als je er te lang in blijft hangen, wordt het rommelig en inefficiënt.
Door te kijken wat werkt, kennis te delen en slimme keuzes te maken, zet je vanzelf de stap naar fase 2: Processtap Automation. Daar automatiseer je niet alleen losse taken, maar hele delen van een proces – zoals checklists of klantafhandeling.
Zo ga je van handige trucjes naar structurele verbetering. Van individueel initiatief naar team-efficiëntie. Dat is waar echte, duurzame automatisering begint.
Of zoals het gezegde gaat:
“Iedere quick win is een potentiële bottleneck – tenzij je hem serieus neemt.”
