Dit zien wij in de praktijk bij zowel kleine als grote organisaties. Kleine bedrijven denken vaak dat automatisering alleen iets is voor multinationals. Grote bedrijven hebben wél geautomatiseerd, maar missen de onderlinge samenhang en strategie. In beide gevallen ontstaat er een bottleneck. De tools zijn er, maar de richting ontbreekt.
Toen wij met Novictus begonnen, zagen we het al gebeuren: automation teams popping up everywhere without any vision. Herkenbaar? Een team dat enthousiast met RPA begint. Er komen bots, dashboards, triggers. Maar voor je het weet heb je een nieuwe vorm van legacy gebouwd. De oorspronkelijke reden waarom je begon– snelheid, efficiëntie, klantgerichtheid – raakt uit beeld.
De vraag is dus niet: kunnen we automatiseren? Maar: waarom automatiseren we dit? Voor wie? En hoe past dit in het grotere geheel?
De volwassenheidsvraag: waar sta je nu?
Om dat in kaart te brengen gebruiken we bij Novictus een eigen volwassenheidsmodel. Dat helpt om te bepalen op welk niveau je organisatie zich bevindt. En vooral: wat je volgende stap is. De hoogste trede in dat model noemen we Level 5: Value Stream Automation of Enterprise Orchestration. Dit is het punt waar AI en automatisering volledig zijn geïntegreerd in je bedrijfsprocessen, met focus op waarde voor de eindgebruiker. Niet omdat het technisch kan, maar omdat het business-resultaat oplevert.
Op dit niveau kijk je niet meer naar losse processen of taken. Je kijkt naar de volledige Value Stream. Van klantvraag tot levering. Van onboarding tot contract. Van aanvraag tot afhandeling. En daar pas je automatisering slim in, op basis van data, prioriteit en klantimpact.
Waarom veel automatiseringen weinig waarde opleveren
In veel organisaties wordt automatisering nog steeds benaderd op micro-niveau. Een enkele stap in een proces wordt geautomatiseerd –bijvoorbeeld het aanmaken van een order of het verzenden van een bevestiging. Maar los van de rest levert dat zelden grote winst op. De WSJF-score (Weighted Shortest Job First) van zo’n klein onderdeel is vaak laag. Dus het verdwijnt naar de backlog – of wordt uitgevoerd zonder echte impact.
Dat is een gemiste kans. Want wanneer je al die kleine stappen als geheel bekijkt, vormen ze samen een stroom die wél waarde toevoegt. Als je ze alleen beoordeelt op individuele business value, mis je de samenhang. Automatisering moet dus altijd holistisch benaderd worden. Kijk naar de keten, niet naar het schakeltje.
En zelfs als je 100% automatisering niet haalt – bijvoorbeeld door budget of technische beperkingen – dan nog kun je veel bereiken. Maar dan moet je bewust kiezen welke 80% je automatiseert, en welke 20% niet. En dat doe je niet willekeurig, maar op basis van inzicht, risico en klantimpact.
Van optimalisatie naar klantwaarde
Te vaak zien we nog dat interne processen geoptimaliseerd worden zonder dat de klant er iets van merkt. Dan is er wel een snellere order aanmaak, maar blijft de levering traag. Of HR verwerkt sneller documenten, maar onboarding blijft rommelig. Je optimaliseert dan de interne silo, maar niet de klantbeleving.
Pas als je processen in samenhang bekijkt, kun je écht verschil maken. Voor je organisatie, en voor je klant.
De techniek is daarbij ondergeschikt aan de strategie. Het gaat niet om tooling, maar om denken in waarde. Daar begint het. Niet met ‘we hebben een nieuwe telefonie tool nodig’ of ‘laten we een recruitment tool vervangen’. Die oplossing lijkt vaak veelbelovend, tot blijkt dat je gewoon een nieuw, traag proces hebt gebouwd. Met misschien een robot erbij – maar nog steeds traag.
Wat is dan de volgende stap?
De volgende stap is dat je automatiseert vanuit de kern van je organisatie. Je strategie, je klantwaarde, je teamstructuur. Automatisering niet als extraatje, maar als de ruggengraat van je bedrijf. Dan maakt het ook niet uit of je het AI, RPA, hyperautomation, intelligent automation of enterprise automation noemt. De naam is bijzaak. De aanpak is leidend.
Zodra deze stap wordt gezet, verandert ook de manier waarop je omgaat met beheer. In plaats van traditionele IT-processen zoals ITSM actief te managen, ontstaat een onzichtbare ITSM-benadering: governance, monitoring en incident response zitten ingebouwd in je platform. Niet aparte processen, maar als eigenschappen van je infrastructuur. IT verdwijnt daarmee steeds meer naar de achtergrond-aanwezig, maar onzichtbaar en vanzelfsprekend. Geen losse scripts, maar een intelligent platform. Geen ad-hoc automatisering, maar een infrastructuur die leert, stuurt en verbindt.
Bij Novictus werken we met organisaties die allemaal één ding gemeen hebben: ze zoeken geen nieuwe tool, maar een betere manier van werken. Een manier die schaalbaar is, stabiel én begrijpelijk voor iedereen in de organisatie. En die aansluit op de vraag achter de vraag.
Zoals bij RID, waar de service desk overbelast raakte. De vraag was niet: ‘kunnen we een ticket sneller registreren?’ Maar: hoe kunnen we het aantal tickets structureel verlagen? Of bij Voortman, waar de vraag ging over het koppelen van Salesforce aan SAP. Niet om wille van de techniek, maar om het verkoopproces soepeler te laten verlopen.
Conclusie
De organisatie van de toekomst is niet alleen geïntegreerd en geautomatiseerd. Ze is strategisch, datagedreven en klantgericht. En klaar om AI in te zetten op plekken waar het iets toevoegt. Niet omdat het hip is, maar omdat het past.
Weet jij waar je nu staat in jouw automatiseringsreis? En weet je wat de volgende stap is? Zo niet, dan is dit hét moment om die analyse te maken. Want als je geen koers bepaalt, loop je het risico dat je organisatie straks wél veel geautomatiseerd heeft – maar nergens naartoe beweegt.
En dan ben je alsnog te laat.
Wil je samen kijken waar jij staat, en wat jouw volgende stap is richting waardevolle automatisering? Laat het ons weten.
🔗 Plan een verkennend gesprek of neem contact op:
📞 +31(0)850491535
✉️ info@novictus.nl
.jpeg){kind=icon}
