Zo ziet een geïntegreerde en geautomatiseerde organisatie eruit
Bij Novictus spreken we vaak vanuit een toekomstbeeld. Dat leidt soms tot verwarring. Want waar wij het eindpunt voor ons zien – een organisatie die slim, schaalbaar en grotendeels geautomatiseerd is – staan veel organisaties nog midden in de wirwar van verouderde systemen, handmatige processen en losse tools/applicaties. Daarom is het belangrijk dat we niet alleen het doel laten zien, maar ook hoe je daar stapsgewijs naartoe werkt.
Een goed vertrekpunt is de visual die we “Organisatie van de Toekomst” noemen. Dit beeld laat een moderne IT-infrastructuur zien waarin alle elementen op elkaar aansluiten: geautomatiseerde workflows, een centrale datalaag, multichannel gebruikersinteractie, en AI die continue verbetering mogelijk maakt. Alles wordt aangestuurd door een intelligent platform dat fungeert als dirigent van het geheel. Niet IT als los domein, maar verweven in de hele organisatie. AI wordt gebruikt en getraind op specifieke onderdelen, nog een stap verder is dat AI wordt gekoppeld en je eigenlijk één grote AI hebt, maar daar zijn we nog niet.
Wat willen gebruikers in deze organisatie? Ze willen snel kunnen schakelen.Toegang tot data zonder gedoe. Niet vijf keer inloggen, maar één interface. Niet telkens dezelfde handelingen, maar systemen die met je meedenken. Een medewerker die verlof wil aanvragen, wil dat simpel via een app, chat of portaal – en liefst in gewone mensentaal. Dankzij AI en een multichannelbenadering kan dat nu al. De vraag is: heb je het al ingericht?
Het kloppend hart van deze infrastructuur is het Intelligent Platform. Dat platform zorgt voor integratie, maar ook voor orchestration. Het verbindt systemen, activeert processen en zorgt dat alle onderdelen van de organisatie samenwerken als één geheel. En het mooie is: dankzij low-code en no-code is het platform niet alleen toegankelijk voor IT’ers, maar ook voor HR-medewerkers, marketeers, finance-specialisten en teamleiders. Iedereen kan ermee bouwen. Iedereen kan bijdragen aan een slimmere organisatie.
Een ander essentieel onderdeel is het data lake. In plaats van data verspreid over vijf tools te hebben, breng je alles samen op één plek. Daarmee wordt rapporteren, analyseren en automatiseren veel eenvoudiger. In combinatie met AI neemt het belang van data toegang alleen maar toe. Daarom zie je nu ook de opkomst van vector databases – een nieuw type datalaag die speciaal is ingericht voor complexe, AI-gestuurde zoekacties. Maar ook zonder AI is het data lake een krachtig uitgangspunt: het voorkomt dat je telkens opnieuw dezelfde gegevens invoert of ergens moet zoeken. Alles staat centraal beschikbaar.
Vanuit het data lake en het intelligent platform worden processen aangestuurd en geoptimaliseerd. Monitoring en logging zorgen voor inzicht, AI analyseert patronen en doet verbetervoorstellen, en service teams kunnen daar direct op acteren. Of, als het platform krachtig genoeg is, worden verbeteringen zelfs automatisch doorgevoerd. Daarmee ontstaat een iteratief systeem: het leert, het stuurt bij, en het werkt zonder onderbreking verder. Geen release nights meer. Gewoon updates uitvoeren zonder dat alles uit hoeft.
Wat betekent dit voor de verschillende afdelingen in een organisatie? Alles.
Elke afdeling profiteert van deze structuur.
- IT kan automatisch toegang verlenen bij onboarding en reageren op incidenten voordat de gebruiker iets merkt.
- HR kan het gehele sollicitatie- en onboardingproces automatiseren, inclusief mails, planning en documentatie.
- Finance hoeft facturen niet meer handmatig te verwerken of goed te keuren – dat loopt via workflows die direct gekoppeld zijn aan het boekhoudsysteem.
- Marketing kan gepersonaliseerde campagnes opzetten op basis van gedrag en datauit CRM.
- Sales heeft altijd de juiste klantinformatie bij de hand, inclusief automatische opvolging van leads, offertes en contractondertekening.
Toch is niet alles met standaard functionaliteit op te lossen. Er zijn altijd processen die maatwerk vereisen. Denk aan legacy software, industrie-specifieke workflows of situaties waarin strikte controle nodig is. Hier blijft (robotic) process automation belangrijk. Je wil immers niet voor elk maatwerkproces je hele systeem omgooien. Dan is het efficiënter om RPA toe te passen als aanvulling, zolang het past in je bredere strategie.
Belangrijk is dat al deze processen, geautomatiseerd of niet, meetbaar zijn. Monitoring en logging geven je grip. Je ziet wat goed gaat, wat niet, en waar verbetering nodig is. AI helpt om suggesties te doen, maar uiteindelijk bepalen mensen de prioriteiten. Dat kunnen IT-teams zijn, maar net zo goed HR of operations. Elk team dat een dienst levert, is in feite een service team.
En precies daar verandert je organisatie. Service teams zijn niet meer afhankelijk van IT voor elke wijziging. Ze kunnen zelfbouwen, aanpassen, testen en verbeteren. Snel, veilig en schaalbaar. Dat is de kracht van een intelligent platform.
En wat betekent dit voor IT-Servicemanagement (ITSM)?
ITSM verdwijnt niet, maar verandert van karakter. In plaats van handmatig tickets aanmaken, mailen en opvolgen, worden veel processen geautomatiseerd en geïntegreerd in het dagelijks werk. De gebruiker merkt niet meer dat er ‘iets met ITSM’ gebeurt. Toegang tot systemen, aanvragen, opvolging en afhandeling verlopen via natuurlijke taal, AI en automatisering – direct in de tools die de gebruiker al gebruikt.
Dat maakt ITSM in de toekomst grotendeels onzichtbaar. En dat is goed nieuws. Want het betekent dat IT-processen eindelijk écht in dienst staan van de gebruiker – niet andersom.
Dit alles is geen toekomstmuziek. Het is nu al technisch mogelijk. Wat ontbreekt, is de strategie. De mindset. De visie. Veel bedrijven hebben losse tools gekocht, RPA-bots gebouwd of workflows ingericht – zonder overkoepelend plan. Dat leidt uiteindelijk tot een nieuwe spaghetti: niet van systemen, maar van bots en scripts die elkaar in de weg zitten.
In deel 4 gaan we in op dat risico: hoe voorkom je dat je in een nieuwe chaos belandt? Wat doe je als automatisering stokt? En hoe kom je van losse optimalisaties naar een organisatiebrede waardestroom?
De organisatie van de toekomst bouw je niet in één keer. Maar je moet wel weten waar je naartoe werkt. En daar helpen wij je bij.
Wil je sparren over hoe jouw organisatie eruit kan zien als dit eenmaal staat? Neem contact met ons op. Dan laten we het je zien.
🔗 Plan een verkennend gesprek of neem contact op:
📞 +31(0)850491535
✉️ info@novictus.nl
.jpeg){kind=icon}
