Studio Debuut ontvangt al zijn klantverzoeken via e-mail. Dat leek overzichtelijk, maar in de praktijk betekende het dat zijn mailbox het startpunt werd van al zijn werkzaamheden. En een mailbox is geen plek om processen te managen: er is geen structuur, geen overzicht en geen ruimte om je werk slim in te richten.
De wens was helder: werken vanuit Notion, een tool die steeds meer organisaties gebruiken als digitaal werkplatform. In Notion kun je taken beheren, projecten organiseren en informatie centraal vastleggen. Het biedt de mogelijkheid om je eigen werkproces vorm te geven in plaats van reactief te werken vanuit een mailbox. Kortom: Notion als startpunt, structuur en regie over het werk.
Van e-mail naar taak in Notion
We bouwden een automation die een specifieke mailbox uitleest. Wanneer daar een nieuwe e-mail binnenkomt, gebeurt er iets slims:
- AI analyseert de inhoud en zet deze om naar een duidelijke titel en taakomschrijving.
- Op basis van de afzender worden de juiste klant en tags geselecteerd.
- De taak verschijnt automatisch op het juiste bord in Notion.
Het resultaat: niet de mailbox, maar Notion wordt het beginpunt van de werkdag. En vanuit die gestructureerde start kan de klant zijn vervolgproces beter inrichten. Denk aan prioriteren, samenwerken en opvolgen –allemaal in één omgeving.
Bouwen met Make: leren én groeien
Studio Debuut koos ervoor om deze automation te laten bouwen in Make,een platform dat hij zelf heeft aangeschaft. Dat geeft niet alleen een snelleoplossing, maar ook de mogelijkheid om:
- Vertrouwen op te bouwen in automation door het zelf te ervaren.
- Controle te houden over kosten en gebruik.
- Toekomstig uit te breiden – nieuwe automatiseringen kunnen eenvoudig worden toegevoegd.
Door deze keuze staat de klant niet alleen sterker in zijn huidige workflow, maar legt hij ook een fundament voor verdere automatisering van zijn werkprocessen.
Samen of volledig ontzorgd
Bij Novictus ondersteunen we klanten op de manier die bij hen past. Wil je zelf experimenteren en stap voor stap leren, dan begeleiden we dat proces. Wil je liever dat wij het platform, het beheer en de support volledig verzorgen, dan nemen wij dat uit handen.
Het resultaat: structuur en groeiruimte
Dankzij deze oplossing begint Studio Debuut nu elke dag met overzicht in Notion. Hij bepaalt zelf hoe taken worden opgepakt en kan het proces steeds verder vormgeven. En doordat de basis staat, is het eenvoudig om later nieuwe stappen in automation toe te voegen.
Zo verandert een volle mailbox in een gestructureerde workflow – met ruimte om te groeien.
Zet vandaag de eerste stap
Herken je dit probleem en wil jij ook meer structuur,snelheid en grip op je werkproces? Vul dan vrijblijvend je eigen proces in via ons adviesformulier. Binnen enkele minuten krijg je een automatische inschatting van de kosten en mogelijkheden voor jouw organisatie. Of plan een gesprek via: Contact - Novictus, voor efficiënte Automation
👉 Zo zet je vandaag al de eerste stap richting een slimmer en toekomstbestendig werkproces.
