BLOG POST

Robotic Process Automation (RPA)

Marco Soesman
February 2, 2023

RPA staat voor robotic process automation.

Robotic Process Automation RPA is het automatiseren van repetitieve handelingen door middel van software. Het gaat hier dan met name over processen binnen jouw organisatie die vaak uitgevoerd worden en voorspelbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan het aanmaken van een account in een systeem of het resetten van een wachtwoord. Het inzetten van RPA gebeurt dus vaak op administratieve werkzaamheden.

Vaak zijn het de saaie, veelvoorkomende taken die niet direct waarde toevoegen voor de klant die in aanmerking komen voor RPA. De RPA is dan zo gebouwd dat de robot de menselijke handelingen in de userinterface gaat nabootsen en uitvoert. Dus de robot zal inloggen op een portaal, zich manoeuvreren door alle menu’s en de acties uitvoeren waar nodig.  Dit doet hij door patronen te herkennen in de menu’s en door logica toe te passen op basis van rule based processen.

De robot voert dus exact dezelfde stappen uit als de menselijke medewerker met dezelfde taak en is dus eigenlijk een virtuele medewerker.

De robot is in dit geval een stukje RPA software dat draait op een eigen werkstation. De software robot is hier een soort van ‘medewerker’, die 24/7 werkt, met vaak een eigen account en rechten. Deze RPA-oplossingen zijn de zogeheten ‘attended’ oplossingen, omdat er altijd een mens moet zijn die de supervisie houdt op deze oplossingen. Daarnaast dient de mens nog steeds de afhandeling met de klant uitvoeren, ook zit de vakmanschap nog steeds bij de medewerker. De grootste waarde voor de klant is dat het personeel zijn vakmanschap kan tonen in de leukere, uitdagendere dingen.

Het toevoegen van waarde doet RPA doordat de virtuele robot ervoor zorgt dat de taken:

  • Sneller uitvoert
  • Foutloos uitvoert
  • 24/7 uitvoert

De taken worden sneller uitgevoerd met minder fouten. De tijdwinst zit niet alleen in de uitvoerfase, maar ook in de doorlooptijd die tot het minimale wordt beperkt. Dus het personeel binnen jouw organisatie hoeven niet meer dagen of zelfs weken (afhankelijk van de SLA) te wachten tot de aanvraag uitgevoerd is. De Robot kan de taak meteen oppakken, zodat de klant meteen (vaak binnen enkele minuten) weer aan het werk kan.

Dit kan ook ontzettend helpen bij het verbeteren van het imago van de IT-afdeling. De verzoeken van de klant worden snel een foutloos opgepakt. Terwijl het gekwalificeerde personeel zich kan richten op de ‘meer uitdagende’ verzoeken.

Daarnaast is het in drukke periodes, of bijvoorbeeld door een toename van het aantal verzoeken en/of personeelsleden makkelijk om de RPA op te schalen. Je schakelt een werkstation erbij in en zet een tweede virtuele robot aan. De oplossing is dus schaalbaar en er kunnen dus meerder taken tegelijkertijd worden uitgevoerd.

Meer weten over Robotic Proces Automation (RPA)? Neem contact op met Novictus.

RPA & Novictus

RPA betreft vaak losstaande, op zichzelf staande processen, maar kan onderdeel zijn van een groter geheel. Met name voor systemen waar geen API-beschikbaar is (bijvoorbeeld legacy systemen) kan de RPA een uitkomst bieden om de missende schakel in een automation toch werkzaam te krijgen. Eigenlijk is met RPA niets onmogelijk omdat je de menselijke acties nabootst.

Robotic Process Automation (RPA) vs Enterprise Automation

RPA is ‘hot’ en wordt in de IT-wereld tegenwoordig te pas en te onpas gebruikt. Vaak denken partijen dat ze RPA zoeken terwijl ze eigenlijk Enterprise Automation bedoelen.

Bij Novictus verkiezen wij, bij voorkeur, standaard integraties (bijvoorbeeld het gebruik van API) boven het gebruik van RPA. Dit omdat deze koppelingen door de fabrikant aangeboden worden robuust en toekomstvast zijn. Dat wil zeggen dat bij een software update de automation zou moeten blijven werken. In het geval van RPA kan het verplaatsen van een button in het menu de automation al verstoren. Daarom kan het onderhouden van RPA-oplossingen erg arbeidsintensief zijn.

Op legacy systemen is het soms niet mogelijk om gebruik te maken van standaard interfaces zoals API’s, in dat geval ligt het voor de hand een RPA oplossing te gebruiken om een proces te automatiseren.

Marco Soesman
February 13, 2024