Niet klaar voor automatisering? Waarom nú juist hét moment is om te starten.
"We zijn nog niet klaar voor automatisering." Deze uitspraak horen we vaak in de wereld van procesautomatisering. De gedachte erachter is logisch: veel organisaties zien automatisering als de kers op de taart, iets wat pas kan als alle processen gestroomlijnd, data opgeschoond en systemen stabiel zijn. Eerst optimaliseren, dan pas automatiseren. Maar deze benadering berust op een fundamentele denkfout. Automatisering is namelijk geen eindstation, maar een krachtig middel om sneller volwassen te worden.
De Misvatting: Automatisering Komt Als LaatsteVeel organisaties volgen onbewust een stappenplan: proces verbeteren, standaardiseren, stabiliseren, en dan pas automatiseren. Dit voelt veilig, maar leidt in de praktijk vaak tot uitstel. Organisaties zijn immers nooit 'af'. Processen evolueren, teams groeien en systemen ontwikkelen zich voortdurend. Wachten tot alles perfect is, betekent in veel gevallen: nooit beginnen.
De Realiteit: Automatisering Werkt Juist in OntwikkelfasesAutomatisering is niet voorbehouden aan stabiele organisaties. Integendeel, het floreert juist in omgevingen die midden in processen van:
- Procesverbetering
- Professionalisering
- Standaardisatie
- Schaalbaarheid
- Kwaliteitsverbetering
Waarom? Omdat automatisering een cruciale eigenschap heeft: het maakt werk expliciet, herhaalbaar en meetbaar. En dat is precies wat je nodig hebt wanneer je groeit of verbetert.
Automatisering Dwingt tot ScherpteZodra je iets automatiseert, kun je niet langer volstaan met vage instructies zoals "meestal doen we het zo" of "het hangt ervan af." Een geautomatiseerd proces vraagt om heldere keuzes:
- Wat is de trigger?
- Wat is de input?
- Wat is de gewenste uitkomst?
- Welke regels gelden altijd?
Dit dwingt tot procesdiscipline, niet alleen in de uitvoering, maar al in het ontwerp. En precies daar schuilt de versnelling.
Automatisering is BorgingEen perfect beschreven proces kan desondanks leiden tot variatie wanneer mensen het handmatig uitvoeren. Denk aan interpretatieverschillen, shortcuts of vergeten stappen. Automatisering elimineert deze variatie. Wat eenmaal goed is ingericht, wordt altijd gevolgd, altijd op dezelfde manier uitgevoerd en is altijd meetbaar. Dit maakt automatisering niet alleen een efficiëntiemotor, maar ook een instrument voor governance.
De Belangrijke Nuance: Betrek een Automatisering-Partner VroegtijdigBetekent dit dat je direct alles moet automatiseren? Absoluut niet. Het betekent wel dat je in een vroege fase al een automatisering-partner aan tafel moet uitnodigen. Waarom? Omdat processen die zonder automatisering-denken worden ontworpen vaak:
- Meerdere interpretaties bevatten
- Uitzonderingen structureel inbouwen
- Afhankelijk blijven van individuen
- Later moeilijk schaalbaar blijken
Een automatisering-partner kijkt anders naar een proces. Niet alleen: "Hoe voeren we dit uit?", maar ook: "Is dit eenduidig genoeg om te automatiseren?", "Zit hier onnodige variatie in?" en "Is dit schaalbaar?" Dit perspectief versterkt je ontwerp, nog voordat je begint met bouwen, en voorkomt dat je over een jaar opnieuw moet beginnen.
Aansluiting op het Automatisering VolwassenheidsmodelIn het Automatisering Volwassenheidsmodel beschrijven we de groei van organisaties, van ad-hoc handmatig werken naar volledige workflowautomatisering. Wat we in de praktijk vaak zien, is dat organisaties blijven hangen in optimaliseren zonder structurele borging. Ze verbeteren processen, documenteren en standaardiseren op papier, maar zonder automatisering-denken blijft er variatie.
Door in een vroege fase al een automatisering-partner te betrekken, zorg je ervoor dat je processen automatiseerbaar ontwerpt, technische en organisatorische schulden voorkomt, de stap naar workflowautomatisering versnelt en de schaalbaarheid vergroot. Automatisering wordt dan geen losse implementatie, maar een integraal onderdeel van je volwassenheidsstrategie.
Je Hoeft Niet Klaar te Zijn om te StartenDe vraag "zijn we klaar voor automatisering?" is vaak verkeerd geformuleerd. Een betere vraag is: "Welke automatisering helpt ons om sneller volwassen te worden – en wie moet daar nu al bij betrokken zijn?" Er is bijna geen scenario waarin automatisering niet bijdraagt aan:
- Scherpere processen
- Verhoogde kwaliteit
- Afgedwongen standaardisatie
- Mogelijke schaalbaarheid
Maar dan moet je het wel tijdig meenemen in je ontwerp.
ConclusieJe hoeft niet eerst alles op orde te hebben om met automatisering aan de slag te gaan. Sterker nog, juist wanneer je bezig bent met verbeteren, professionaliseren of herinrichten, is dit hét moment om automatisering strategisch mee te nemen. Niet alleen als technologie, maar als denkkader. En dus ook: door een automatisering-partner vroegtijdig aan te haken, niet om alles direct te bouwen, maar om ervoor te zorgen dat wat je ontwerpt, klaar is voor de volgende fase van volwassenheid.
Wilt u meer weten? Laat je e-mail achter en ontvang meer informatie.
