Facturen verwerken. Het hoort erbij, maar echt leuk wordt het zelden. Toch gebeurt het in veel organisaties nog steeds handmatig: een mailbox openen, PDF’s downloaden, gegevens overtypen en facturen boeken in het financiële systeem.
Dat kost tijd, is foutgevoelig en zorgt vaak voor vertraging in de administratie. En dat terwijl dit proces zich bij uitstek leent voor automatisering.
In deze use case laten we zien hoe automatische factuurverwerking met AI werkt en wat het organisaties concreet oplevert.
De praktijk: facturen via e-mail
In de meeste organisaties komen facturen binnen via e-mail, vaak als PDF-bijlage. Medewerkers controleren de mailbox, lezen de factuur, halen de juiste gegevens eruit en boeken deze handmatig in bijvoorbeeld Exact Online, AFAS of Visma.
Dat proces lijkt overzichtelijk, maar in de praktijk zien we:
- Veel herhalend werk
- Een grote kans op invoerfouten
- Afhankelijkheid van beschikbaarheid van mensen
- Achterstanden bij piekbelasting of afwezigheid
Zonde, want dit is precies het soort werk dat een systeem beter, sneller en consistenter kan uitvoeren.
De oplossing: automatische factuurverwerking met Intelligent Document Processing (IDP)
Met automatische factuurverwerking combineren we mailbox-automatisering, AI en systeemintegraties tot één end-to-end proces.
Stap 1: mailbox automatisch uitlezen
De automatisering monitort continu één of meerdere mailboxen, bijvoorbeeld facturen@bedrijf.nl. Zodra er een e-mail met een factuur binnenkomt, wordt deze automatisch opgepakt. Handmatig openen of sorteren is niet meer nodig.
Stap 2: factuur uitlezen met AI (IDP)
De bijlage (PDF, scan of afbeelding) wordt verwerkt met Intelligent Document Processing. De AI herkent en extraheert automatisch onder andere:
- Leverancier
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Bedragen (incl. en excl. btw)
- Btw-regels
- IBAN en KvK-gegevens (indien aanwezig)
Dit werkt onafhankelijk van lay-out of leverancier.
Stap 3: betrouwbaarheidsscore per veld
Aan elk uitgelezen veld wordt een betrouwbaarheidsscore toegevoegd. Deze score geeft aan hoe zeker het systeem is dat de juiste waarde op de juiste plek staat.
Stap 4: automatisch boeken of controleren
Op basis van deze score wordt een slimme keuze gemaakt:
- Hoge betrouwbaarheid → factuur wordt automatisch geboekt
- Lagere betrouwbaarheid → factuur wordt klaargezet voor controle
Zo combineer je snelheid met grip.
Stap 5: verwerking in het financiële systeem
De factuur wordt automatisch geboekt in het bestaande systeem, zoals:
- Exact Online
- AFAS
- Visma
- Of een ander ERP- of boekhoudsysteem
De automatisering sluit aan op wat er al is. Het systeemlandschap bepaalt niet of dit kan.
Wat levert automatische factuurverwerking op?
Minder handmatig werk
Geen overtypen meer van gegevens uit PDF’s. Dat scheelt tijd én frustratie.
Minder fouten
AI werkt consistent. In combinatie met betrouwbaarheidsscores neemt het aantal invoerfouten sterk af.
Altijd een actuele administratie
Omdat het proces 24/7 draait, worden facturen direct verwerkt. Ook ’s avonds en in het weekend.
Schaalbaar zonder extra mensen
Meer facturen betekent niet automatisch meer administratief werk. De automatisering groeit mee.
Meer focus op waarde
Medewerkers houden tijd over voor controle, analyse en verbetering, in plaats van repetitieve handelingen.
Automatisering als fundament voor verdere optimalisatie
Automatische factuurverwerking is vaak een eerste, maar belangrijke stap richting een breder geautomatiseerd administratief proces. Denk aan:
- Automatische fiattering
- Realtime cashflow-inzicht
- Koppelingen met inkoop- en contractsystemen
Door klein te beginnen, leg je een schaalbaar fundament.
Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen?
Bij Novictus helpen we organisaties met het ontwerpen, bouwen en beheren van slimme automatiseringen die écht werk uit handen nemen. Altijd passend binnen de bestaande processen en systemen.
👉 Plan een vrijblijvend gesprek via
https://novictus.nl/contact
Dan kijken we samen waar automatisering de meeste impact kan maken.
Wilt u meer weten? Laat je e-mail achter en ontvang meer informatie.
