De meeste organisaties starten met automatisering op kleine schaal: een Excel-regel hier, een e-mailfilter daar. In fase 1 van het automation volwassenheidsmodel gaat het om losse taken. In fase 2 worden die gebundeld in processtappen. Maar op een gegeven moment is dat niet meer genoeg. Dan moeten systemen en afdelingen écht samenwerken. Dan bereik je fase 3: Workflow Automation.
Wat is Workflow Automation?
In deze fase automatiseer je volledige processtromen. Denk aan het verwerken van een vakantieaanvraag: een medewerker dient iets in, de leidinggevende keurt het goed, HR verwerkt het en het saldo wordt automatisch bijgewerkt. Dit hele proces — met meerdere afdelingen, acties en systemen — verloopt zonder handmatige tussenkomst.
Workflow Automation is het logisch vervolg op het samenbrengen van losse processtappen. Je kijkt nu naar de keten als geheel en zorgt dat elke schakel naadloos in de volgende overloopt.
Techniek: integraties die echt samenwerken
Technisch gezien vraagt fase 3 om volwassen oplossingen. Waar je eerder werkte met losse scripts of RPA-oplossingen, zet je nu geavanceerde orchestrators, CI/CD-methoden en API-integraties in. Alles draait om betrouwbare, schaalbare en onderhoudbare koppelingen tussen systemen.
Let op: in deze fase kom je vaak de gevolgen tegen van keuzes die in eerdere fases zijn gemaakt. Slecht gebouwde scripts of automatiseringen in niet-toekomstbestendige tools leiden tot integratiespaghetti: een warboel van koppelingen zonder regie, die foutgevoelig en duur in beheer zijn. Novictus helpt organisaties om hier grip op te krijgen en op te schonen waar nodig.
Processen: voorkom verspilling vóór je automatiseert
Workflow Automation werkt het best als je processen eerst goed onder de loep neemt. In de geest van Lean-denken onderzoek je waar verspilling zit. Want wat je automatiseert, moet wél waarde toevoegen. Anders maak je inefficiëntie alleen maar sneller.
Daarom is deze fase onlosmakelijk verbonden met procesoptimalisatie. Tools zijn belangrijk, maar zonder scherp inzicht in het proces zelf, verlies je grip. De Scan & Optimize-dienst van Novictus helpt organisaties om eerst helderheid te creëren, voordat ze gaan bouwen.
Organisatie: het belang van een Automation Center of Excellence
Fase 3 vraagt om regie. Daarom werken volwassen organisaties in deze fase met een Automation Center of Excellence (ACE): een centraal team dat structuur brengt, kwaliteit bewaakt en versnippering voorkomt. Lees hier hoe je zo’n ACE opzet: Het opzetten van een Automation Center of Excellence – de sleutel tot automation volwassenheid.
Een goed ACE-team zorgt voor standaarden, toolingkeuze, kennisdeling en ondersteuning aan andere teams. En misschien wel het belangrijkste: het verbindt business en IT. Binnen dat team speelt de product owner een cruciale rol. Deze persoon houdt de balans tussen technische haalbaarheid, bedrijfswaarde en gebruikerservaring.
Novictus levert zelf ook ervaren product owners aan klanten die extra capaciteit of expertise zoeken. Of je kiest voor Automation as a Service (AAAS), waarbij Novictus het ACE volledig voor je inricht en beheert. Ideaal als je wél wilt professionaliseren, maar niet alles in huis hebt.
Workflow Automation: de geoliede machine
Fase 3 is de fase waarin automatisering strategisch wordt. Niet alleen technisch of procesmatig, maar als geheel. Je verbindt afdelingen, elimineert verspilling en laat systemen samenwerken alsof ze één geheel vormen.
Maar het is ook de fase waarin fouten uit het verleden je kunnen inhalen. Integratiespaghetti, ongedocumenteerde oplossingen of versnipperde verantwoordelijkheden zorgen voor hoge beheerkosten en veel frustratie. Daarom is het belangrijk om nu bewust te kiezen voor structuur, governance en samenwerking.
Klaar voor de volgende stap?
Workflow Automation is geen eindpunt. Het is een stevig fundament voor schaalbare, veilige en toekomstgerichte digitale transformatie. Door processen écht te begrijpen, technologie slim te verbinden en teams goed te organiseren, zet je automatisering om in duurzame waarde.
Wil je weten waar jouw organisatie staat in het volwassenheidsmodel? Vraag dan een Maturity Scan Light aan of plan direct een vrijblijvend gesprek met een van onze experts.
Meer weten? Lees verder op onze blogpagina, bekijk onze implementatiediensten, of ontdek waarom organisaties voor Novictus kiezen.
Bezoek ons op:
🌐 novictus.nl
📞 Contact opnemen
📅 Plan een afspraak
Klaar om je processen slimmer te maken met Lean? Laat je e-mail achter en ontvang meer informatie.
